Guide sur les dépenses déductibles pour une entreprise

Est-ce que je peux passer des vêtements comme une dépense d’entreprises? Qu’est ce qui est déductible d’impôts pour mon entreprise? Est-ce vrai que je peux passer des repas au restaurant? Voici une guide pratique pour bien reconnaître les dépenses déductibles pour une entreprise.

Tant de questions que les nouveaux entrepreneurs (et des plus anciens aussi!) se posent. Et c’est bien normal! Les règles de déductibilité des dépenses peuvent sembler complexes pour un non-initié.

Le présent article vous présente d’abord les notions de base pour bien comprendre l’admissibilité d’une dépense. Par la suite, certaines exceptions et limitations seront présentées. Finalement, la façon de déclarer vos revenus et dépenses sera élucidé. Bonne lecture!

Règle de base : comment reconnaître les dépenses déductibles pour une entreprise

Comme ils existent une infinité de champ d’activité commerciale, les instances gouvernementales ne sont pas en mesure de faire une liste exhaustive de toutes les dépenses admissibles. Pour faciliter la gestion des dépenses admissibles, il a plutôt été question d’utiliser trois principes de base :

Toutes les dépenses permettant de générer un revenu peuvent être déductibles;
Le bénéfice lié à la dépense doit être professionnel, et non personnel;
Il doit avoir une perspective de profit relié à la dépense.

Bon. Ça veut dire quoi?

Toutes les dépenses permettant de générer un revenu peuvent être déductibles

Cela signifie que toutes les dépenses encourues dans le but d’exploiter son entreprise, et ainsi générer un revenu, peuvent être déduites. Bien sûr, chaque entreprise pourra déduire des dépenses qui sont propres à son domaine. Ce n’est pas parce qu’une dépense est admissible pour une entreprise qu’elle l’est également pour une autre. Par exemple, un salon de coiffure peut déduire fiscalement du Spray-Net, alors qu’un studio de jeux vidéo pourrait difficilement le faire (à tout le moins, bonne chance pour démontrer que c’était pour générer un revenu!)

Le bénéfice lié à la dépense doit être professionnel, et non personnel

Cela signifie que le bénéficiaire principal de la dépense doit être une entreprise, et non un individu. Une dépense jugée comme personnelle sera automatiquement refusée. Par exemple, de la nourriture pour déjeuner sera refusée, même si elle permet d’être plus productif! Se loger, se nourrir et se vêtir sont considérés comme des besoins personnels, même s’ils permettent de nous rendre capable de travailler.

Il doit avoir une perspective de profit lié à la dépense

Toute dépense doit être payée dans le but de générer du profit. On ne peut pas seulement déduire des dépenses sans avoir la réelle ambition et/ou la possibilité de la rentabiliser. Par exemple, un entrepreneur qui fait l’acquisition d’un hélicoptère pour faire de la vidéo, alors qu’il facture seulement 50 000$ par année se verra assurément refuser ses dépenses liées à l’hélicoptère. Et disons-le, il y a aussi de bonne chance que l’hélicoptère était aussi pour un usage personnel!

Voici des exemples de dépenses déductibles pour une entreprise :

Achats de matériel pour la transformation ou la revente;
Salaires/sous-traitants;
Frais de bureau (papeterie, internet, entretien des équipements informatiques, etc.);
Publicité;
Frais d’exploitation (loyer, électricité, assurances, etc.);
Frais financiers (frais bancaires, intérêts sur prêt d’entreprise, etc.).

Quoi faire avec la TPS et la TVQ payée?

Élément important à noter. Si vous êtes inscrits aux TPS et TVQ, les montants payés sur vos achats doivent être réclamés sur votre déclaration de taxes. Ces montants ne pourront pas être déductibles, étant donné que vous avez reçu un remboursement de ceux-ci. Mais si vous n’avez pas réclamé la TPS et la TVQ sur vos achats, ils pourront être déductibles.

Précisions et exceptions

Évidemment, les vérificateurs de l’Agence de Revenu du Canada (ARC) et de Revenu Québec (RQ) en ont vu plusieurs essayer de soustraire des frais personnels dans leurs entreprises. Conséquemment, ils ont limité l’admissibilité de plusieurs dépenses qui pouvaient autant avoir des bénéfices personnels que professionnels. Voici les plus courantes :

Bureau à domicile

Nous avons un article à ce sujet juste ici : Comment déduire un bureau à domicile dans son entreprise. En gros, seule une certaine proportion des dépenses de votre habitation peut être déduite. Cette proportion doit représenter le % de la superficie utilisée à des fins professionnelles.

Dépenses automobiles

Bien sûr, l’utilisation de l’automobile personnelle à des fins d’affaires est déductible. Une proportion des dépenses de l’automobile peut être déduite afin de réduire l’impôt à payer. Consultez notre article Comment déduire des frais d’automobiles dans son entreprise à ce sujet.

Vêtements

De façon générale, les vêtements ne sont pas considérés comme des dépenses déductibles. Se vêtir est un besoin personnel, c’est pourquoi cette dépense est refusée. Les complets ne sont pas acceptés également, même s’ils ne sont portés que pour le travail. Il existe cependant une zone grise pour les vêtements corporatifs identifiés à l’entreprise et les équipements de sécurité. Consultez notre équipe d’experts au besoin!

Repas

Des repas pris en compagnie de clients ou partenaires peuvent être admissibles. Cependant, ceux-ci doivent être effectués durant les heures normales de travail. Les repas pris à l’extérieur du bureau peuvent être admissibles si vous êtes à au moins 40 kilomètres de votre lieu de travail ou de résidence. Dans tous les cas, seulement 50% du coût des repas peut être déduit.

Et comment est-ce qu’on déclare le tout?

Dans le cadre d’un travailleur autonome, tous les revenus et dépenses doivent être inscrits dans le formulaire T2125 – État des revenus de travail indépendant. Ce document permet de déclarer le détail de vos activités commerciales. Vous devrez y inscrire tous vos revenus, ainsi que l’ensemble de vos dépenses déductibles.

Pour une entreprise incorporée, une déclaration de revenus indépendantes doit être produite. Notez que nous ne recommandons vraiment pas de la compléter par vous-même.

En passant…

Bien entendu, cet article n’est qu’un aperçu de règles fiscales complexes et variables dans le temps. Chez Axiome CPA, nous faisons notre possible pour vous donner un maximum d’informations. Mais, nous ne pouvons pas écrire dans un court texte tout ce que nos cerveaux de comptables détiennent comme information. De toute façon, qui voudrait lire le contenu du cerveau d’un comptable! Contactez-nous dans la boîte ci-bas pour obtenir un peu plus de nos connaissances.